Uczestnik konferencji styka się z marką w wielu miejscach: w zaproszeniu, na stronie rejestracji, przy recepcji, na scenie, a także w materiałach drukowanych i na gadżetach reklamowych. Jeśli wszystkie elementy tworzą spójną całość, łatwiej rozpoznać organizatora i zapamiętać główny komunikat wydarzenia. Jak zachować tę spójność? Podstawą jest jeden system wizualny, konsekwentnie stosowany przed konferencją, podczas spotkania i po jego zakończeniu.
Spójna identyfikacja wizualna pomaga uczestnikom rozpoznać organizatora, odnaleźć najważniejsze informacje i połączyć wydarzenie z konkretną marką. Powtarzalność kolorów, krojów pisma i elementów graficznych porządkuje komunikację. Odbiorca nie musi zastanawiać się, czy wiadomość z agendą, oznaczenie sali i prezentacja na scenie pochodzą od tego samego organizatora.
Konsekwentna oprawa wpływa również na profesjonalny odbiór konferencji. Nie zastąpi wartościowego programu ani dobrej organizacji, ale może je wspierać i ułatwiać uczestnikom poruszanie się po wydarzeniu, a także pomaga mu zapamiętać markę na dłużej.
Spójna identyfikacja konferencji powinna obejmować wszystkie punkty kontaktu uczestnika z wydarzeniem – od pierwszego zaproszenia po gadżety, które uczestnik zabierze ze sobą do domu. Ten sam styl warto zastosować w:
Przed rozpoczęciem projektowania warto przygotować krótką instrukcję dla wszystkich wykonawców. Powinna zawierać pliki logo, oznaczenia kolorów, nazwy fontów oraz przykłady prawidłowego rozmieszczenia elementów.
Pierwszy kontakt z wydarzeniem często następuje na stronie rejestracji albo w wiadomości e-mail. Zapowiedź powinna więc wizualnie łączyć się z tym, co uczestnik zobaczy po wejściu do obiektu. Jeśli komunikacja przed konferencją wykorzystuje określony motyw graficzny lub hasło, warto powtórzyć je przy recepcji, na scenie i w agendzie, a także nadrukować na gadżetach dla uczestników.
Spójność dotyczy także języka. Nazwa wydarzenia, tytuły wystąpień, stanowiska prelegentów i określenia poszczególnych stref powinny być zapisywane w taki sam sposób we wszystkich materiałach. Pozwala to uniknąć chaosu i ułatwia uczestnikom znalezienie potrzebnych informacji.
Identyfikacja wizualna powinna nie tylko prezentować markę, lecz także pomagać w poruszaniu się po obiekcie. Tablice kierunkowe, numery sal oraz oznaczenia szatni, recepcji i strefy gastronomicznej muszą być widoczne z odpowiedniej odległości. Ważny jest wyraźny kontrast między tekstem a tłem oraz krój pisma, który można szybko odczytać.
Elementów informacyjnych nie należy przeładowywać logotypami partnerów i dodatkowymi hasłami. Na tablicy kierunkowej najważniejszy jest kierunek i nazwa miejsca. Logotypy sponsorów można umieścić na osobnych materiałach przeznaczonych do ich prezentacji.
Identyfikacja może pojawiać się również na przedmiotach wykorzystywanych podczas spotkania. Notesy, długopisy, teczki czy kubki z logo powinny tworzyć wspólną całość z oprawą wydarzenia. W strefie kawowej lepiej wykorzystać jeden powtarzalny motyw niż kilka konkurujących ze sobą komunikatów.
Jeśli przedmiot ma zostać z uczestnikiem po konferencji, projekt powinien być czytelny również poza salą. W takim przypadku lepszy może być uniwersalny motyw marki niż nazwa i data jednorazowego wydarzenia. Przed zamówieniem należy również ocenić powierzchnię znakowania, trwałość nadruku i zgodność kolorów z pozostałymi materiałami.
Spójna komunikacja nie kończy się wraz z ostatnim wystąpieniem. Wiadomość z podziękowaniem, ankieta, galeria zdjęć i materiały do pobrania powinny nawiązywać do oprawy konferencji. Dzięki temu uczestnik łatwiej łączy dalszą komunikację z wydarzeniem, w którym brał udział.
Przy wydarzeniach cyklicznych warto zachować główne elementy identyfikacji i zmieniać jedynie motyw przewodni kolejnej edycji. Pozwala to budować rozpoznawalność konferencji, a jednocześnie wyraźnie odróżniać poszczególne odsłony.
